Jak działają e-doręczenia. Czy już koniec z papierowym awizo?

Od stycznia 2025 roku weszła w życie przełomowa zmiana w sposobie komunikacji z podmiotami publicznymi. Wszystkie instytucje państwowe zostają zobowiązane do korzystania z systemu e-Doręczeń, który stanowi elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. System e-Doręczeń wprowadza Polskę w nową erę cyfrowej administracji, zastępując dotychczasową korespondencję prowadzoną przez platformę ePUAP. Co istotne, elektroniczne doręczenia mają pełną moc prawną, równoważną z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

System e-Doręczeń ma przynieść znaczące usprawnienia w komunikacji między instytucjami publicznymi a obywatelami i przedsiębiorcami. Elektroniczna forma korespondencji nie tylko przyspieszy obieg dokumentów, ale również zwiększy bezpieczeństwo i pewność doręczenia przesyłek. Jest to kolejny krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej, który ma ułatwić życie zarówno urzędnikom, jak i obywatelom.

Nowe obowiązki dla instytucji publicznych są jasno określone - każda z nich musi posiadać swój adres do e-Doręczeń wpisany do specjalnej bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz wykorzystywać ten system do komunikacji z podmiotami, które również z niego korzystają. System opiera się na usługach zaufania, które są regulowane przez rozporządzenie eIDAS i normy ETSI, zapewniające najwyższe standardy bezpieczeństwa w zakresie podpisów elektronicznych, pieczęci oraz znaczników czasu.

Żeby zacząć korzystać z e-Doręczeń, wystarczy założyć cyfrową skrzynkę odbiorczą. To trochę jak założenie nowego konta e-mail, ale z dodatkowymi krokami zabezpieczającymi, żeby wszystko było oficjalne i bezpieczne. Aby mieć taką skrzynkę, trzeba złożyć wniosek o nadanie tzw. Adresu do Doręczeń Elektronicznych (ADE) – można to zrobić na stronie: http://edoreczenia.gov.pl. Gdy użytkownik ma już swój ADE, może aktywować swoją skrzynkę e-Doręczeń i zacząć z niej korzystać. To proste niemal jak korzystanie ze skrzynki e-mail, ale znacznie bezpieczniejsze. Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę e-Polecony i wysyłać oraz odbierać e-Polecone. W odróżnieniu od przeznaczonych do komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi (np. między dwiema osobami fizycznymi). Obie usługi obsługiwać można za pomocą jednej i tej samej skrzynki.

Dzisiaj o zmianach przypomniał Zarząd Główny Związku Ochotniczych Straży Pożarnych. Jak czytamy w serwisie Związku "w pierwszej kolejności, przy ustalaniu, czy OSP jest zobowiązana do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, należy określić czy w światle ustawy o doręczeniach elektronicznych będzie podmiotem publicznym czy niepubliczny. Podstawę takich ustaleń należy oprzeć na treści konkretnego statutu OSP, z którego wynika, w jakim celu została utworzona. Dodatkowo należy określić zakres, w jakim OSP finansowana jest przez podmioty, o których mowa w art. 2 pkt 6 lit. a i b ustawy o doręczeniach elektronicznych".

Serwis informuje, że przy analizie zapisów ustawowych w powiązaniu z działalnością konkretnych OSP i indywidualnych zapisów statutowych może okazać się, że część OSP należy zaliczyć do grona podmiotów publicznych, a część do podmiotów niepublicznych. Zaliczenie OSP do grona podmiotów publicznych będzie nakładało na OSP obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. W przypadku zaliczenia OSP do grona podmiotów niepublicznym, tylko OSP wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS są obowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Uzupełniająco należy dodać, że OSP, które nie są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mogą dobrowolnie taki adres posiadać (art. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych).

Iwona Boratyn, rzecznik prasowy UG Włoszczowa